Stworzenie sali konferencyjnej, to współcześnie korzystne rozwiązanie biznesowe. Coraz więcej firm, także tych mniejszych dostrzega bowiem korzyści jakie płyną z zorganizowanych spotkań biznesowych w gronie potencjalnych partnerów handlowych czy przeprowadzenia szkoleń z pracownikami.
Lokalizacja i wystrój
Poszukiwania naszej sali konferencyjnej zaczynamy od określenia jej lokalizacji. Już na wstępie zrezygnujemy z prób zlokalizowania jej w ścisłym centrum miasta. Koszt takiego przedsięwzięcia będzie bardzo wysoki, a korzyści wątpliwe. Wbrew pozorom lokalizacja w samym centrum nie jest wygodna dla uczestników konferencji. Korki, problemy z dojazdem, hałas, to wszystko raczej nie pomaga w przeprowadzeniu udanego spotkania. Miejsce powinno znajdować się w spokojniejszej części miasta, najlepiej blisko portu lotniczego lub dworca kolejowego. Przykładem takiej korzystniej lokalizacji jest hotellord.pl. Sama sala nie musi być duża. Rzadko trafią nam się klienci, którzy chcą zorganizować konferencje na więcej niż kilkadziesiąt osób. Jednocześnie większa sala generuje co oczywiste wyższe koszty.
Wyposażenie sali
Oczywistością są meble oraz krzesła. Te ostatnie powinny być na tyle wygodne, żeby uczestnicy spotkania nie narzekali na ich jakość. Meble w miarę możliwości wybieramy szerokie. Osoby uczestniczące w konferencji muszą mieć możliwość swobodnego rozłożenia swoich rzeczy, a także korzystania z laptopów. Zadbajmy przy okazji, aby na terenie całego kompleksu był dostępny Internet. Ten musi być oczywiście za pośrednictwem WIFI. Tak będzie najwygodniej dla nas oraz dla samych uczestników. Do kupienia pozostaje nam jeszcze sprzęt multimedialny, telewizor oraz rolowany ekran. Same głośniki powinny znajdować się w takich miejscach, by głośność w każdym punkcie sali konferencyjnej była podobna, zaś bezprzewodowe mikrofony, które ułatwiają komunikację pomiędzy szkoleniowcem i uczestnikami kursu powinny mieć sprawne i naładowane akumulatory.
